Voor veel van mijn klanten is het een groot probleem, en wellicht ook wel voor jou: een overvolle mailbox.
Je bent het overzicht volledig kwijt, je moet steeds door een lange lijst aan mails zoeken om te vinden wat je nodig hebt, en dan komt Charlotte ook nog eens zeuren dat je mailbox te vol is... hihi ;)
Herken je dit? Lees dan verder!
Je leest het goed, ik moet streng zijn ;) je inbox is geen opslagbox. Je bewaart de post toch ook niet op de deurmat?! Je pakt het op en gooit het bij het oud papier, of 'doet er iets mee'.
Zelf ben ik best een organisatorisch talent wat dat soort dingen betreft, en ik heb dan ook eigenlijk nooit meer dan 5 tot 20 mails in mijn inbox. Mijn inbox is mijn to do list. Ik werk vanuit mijn inbox. Er staan alleen mails waar ik nog wat 'mee moet'. Korte vragen, facturen, notificaties of nieuwsbrieven die binnenkomen, probeer ik zo snel mogelijk te bekijken en te beslissen of ik er 'nog iets mee moet' (dan blijven ze in mijn inbox) of dat ze meteen weg kunnen (hup verwijderen die hap) of dat ze gearchiveerd kunnen worden in lokale mappen.
Elke werkdag besteed ik eerst een (half) uurtje aan zgn. 'mail werkzaamheden'. Dat is het beantwoorden van die korte vraag, het zonodig betalen en doorsturen van facturen naar mijn administratieprogramma, het lezen van die interessante nieuwbrief, en zo werk ik alle overbodige mails weg in de prullenbak of het archief, tot de 'to do list mails' overblijven.
Als ik iets van die to do list af hebt, of een ontwerp voor revisie naar een klant heb gestuurd, verplaats ik het bijbehorende mailtje ook weer naar het juiste archiefmapje. Die archiefmapjes staat niet in mijn inbox (en dus op de server) maar lokaal op mijn computer.
Ik raad je aan om dit lokale archief aan te maken op je computer of laptop met grote harde schijf en niet op je iPad of telefoon. Lokaal betekent op jouw computer. De mails die je erin zet, gaan van de server af en staan nu veilig op jouw computer.
Hoe je die lokale mappen maakt dat moet, is voor elk mailprogramma anders. Ik zeg mailprogramma en niet bijvoorbeeld Roundcube. In het webmailprogramma Roundcube kun je uiteraard ook mapjes aanmaken en geordend werken, maar dan staan die mapjes wel allemaal op de server. Mocht er ooit iets gebeuren met die server, dan ben je alles kwijt.
Dus: installeer je mailadres op je werkcomputer in een mailprogramma!
Daarvoor kun je de volgende handleidingen gebruiken:
Deze zijn van het bedrijf waar ik hostingruimte afneem. Je kunt dus de instellingen die ze noemen overnemen, en je eigen mailadres en wachtwoord gebruiken dat je van mij hebt gekregen. Eigenlijk werkt dit voor alle apparaten hetzelfde. Deze instellingen kun je ook voor je telefoon bijvoorbeeld gebruiken. Lukt dat niet, zoek dan hier tussen de handleidingen of vraag mij om hulp.
En dan: lokale mappen maken!
Daarvoor vond ik deze handleidingen online:
Bang dat je computer zal crashen en daarom toch liever opslag online? Dan zou je eens kunnen informeren naar de optie om bijvoorbeeld je mail via Office365 te laten lopen. Dan koop je cloudopslag om bijvoorbeeld mails in te bewaren. Hier kan ik je echter niet aan/mee helpen.
Ik heb lokaal de volgende mappen voor Lot to Design:
De mappen staan gesorteerd met de meeste gebruikte bovenaan.
Mijn 'Inkomenden facturen' map heeft ook weer een onderverdeling. Voor elk jaar een map, met daarin voor elk kwartaal een map. Dat is voor de inkomende facturen voldoende.
Voor de 'Lopende zaken/Klanten/Projecten' map doe ik hetzelfde, maar zitten er in elk kwartaalmapje weer mapjes met de klanten waar ik dat kwartaal aan gewerkt heb. Begin ik in Q2 met een klant, en is het project pas afgerond in Q3? Dan verhuis ik het klantmapje naar de volgende kwartaalmap, zodra ik die aanmaak aan het begin van het nieuwe kwartaal.
Mappen van voorgaande kwartalen en jaren staan dichtgeklapt, zodat dit geen onnodige onoverzichtelijkheid oplevert, maar ik wel alle mails die ik ooit ontvangen heb terug kan vinden.
Misschien werkt voor jou een iets andere indeling beter, maar de basis van niet meer mails van 1 soort in 1 map bij elkaar dan je in een kwartaal ontvangt, lijkt mij een mooi uitgangspunt.
Mijn mailprogramma 'combineert' inkomende mails met de antwoordmails(replies) die ik heb gestuurd, waardoor ik ook altijd mijn antwoorden terug kan vinden.
Eens in de zoveel tijd verplaats ik alle berichten in mijn Verzonden items gekoppeld aan de inbox, naar mijn lokale 'Archief Verzonden mails'. Zo raken die ook nooit kwijt, maar loopt mijn beschikbare ruimte op de server ook niet vol.
Ook mijn Prullenbak/Verwijderde berichten back-up ik eens in de zoveel tijd op deze manier. Dat is misschien een beetje overdreven, maar zo perfectionistisch en overgeorganiseerd ben ik nou eenmaal :D
Dán is het dus superhandig om mapjes aan de maken in je inbox of op je server. Die mappen zie je dan als het goed is ook op je telefoon en de mails die je daarin zet ook. Zo blijft je inbox opgeruimd, en kun je toch efficiënt werken. Is het specifieke project afgerond waarvoor je altijd en overal deze mails moest kunnen raadplegen? Archiveer ze dan weer in het goede lokale mapje.
Werkdagen ma, di en do
+31 6-488 111 07
info@lot-to-design.nl
Nieuwsbrief
LottoDesign
charlotteslob
charlotteslob